Programi upravljanja s človeškimi viri se razlikuje od organizacije do organizacije. Oblikujejo se na podlagi različnih kriterijev kot so velikost organizacije, narava delovne sile, strateške usmeritve in kultura organizacije. Ko želi organizacija uvesti nove HR programe ali izboljšati učinkovitost obstoječih, mora izvesti pregled notranjega okolja. Ta postopek imenujemo HR Audit. Znotraj našega svetovalnega programa smo razvili štiri različne analize notranjega okolja, ki jih lahko na željo naročnika poljubno kombiniramo:
- analiza učinkovitosti HR procesov,
- analiza potenciala osebja (socialne, vodstvene in prodajne kompetence),
- analiza zavzetosti zaposlenih in merjenje organizacijske klime,
- analiza kulturoloških značilnosti organizacije.
HR Audit postopek običajno vključuje naslednje korake:
- določanje obsega in načina analize,
- razvoj vprašalnika,
- merjenje in pridobivanje podatkov,
- priprava kvantitativne in kvalitativne analize ter primerjanje (benchmark),
- priprava povratne informacije,
- priprava akcijskega načrta,
- vzpostavitev mehanizma za opazovanje napredka.
Določanje obsega in načina analize Pred pričetkom izvajanja postopka je pomembno, da natančno določimo področja, ki jih želimo analizirati. Če organizacija še nikoli ni analizirala svojih HR procesov, ali če je v kratkem doživela pomembnejše organizacijske spremembe, je morda dobro, da se opravi obsežen pregled vseh HR procesov. Lahko pa se raziskava osredotoči le na pregled določenega procesa. V tem koraku določimo načine analize, ki jih bomo v raziskavi uporabili, in kdo bo v analizi sodeloval.
Razvoj vprašalnika Znotraj naše metodologije smo razvili katalog standardnih vprašalnikov, ki pa jih v tej fazi dogradimo z specifičnimi vprašanji, pomembnimi za vašo organizacijo.
Merjenje in pridobivanje podatkov Ta faza je namenjena pridobivanju podatkov o podjetju iz določenih področij HR procesov. Svetovalci bodo uporabili vprašalnik kot zemljevid, s katerim bomo pregledali v pripravi določena področja. Metode zajemanja podatkov so različne. Lahko se uporablja metoda intervjujev, vodenih delavnic, metoda fokusnih skupin ali pa je zajem podatkov organiziran elektronsko. Način zajemanja predhodno načrtujemo.
Priprava kvantitativne in kvalitativne analize ter primerjanje (benchmark) Na podlagi pridobljenih podatkov izdelamo kvalitativno in kvantitativno analizo ter izvedemo primerjavo vašega ugotovljenega stanja z stanjem v primerljivih organizacijah.
Priprava povratne informacije Ob zaključku postopka povzamemo izsledke raziskave in zagotovimo povratno informacijo za HR službo in menedžment. Izsledki so v obliki poročila, ki vključuje priporočila, opremljena z ocenitvijo tveganja. S pomočjo te analize se lahko razvije akcijski načrt (zemljevid aktivnosti), ki bo določal vrstni red reševanja problemov. Poleg poročila se izvede predstavitev rezultatov vodstvu podjetja, s čimer dosežemo večje zavedanje o potrebnih spremembah.
Priprava akcijskega načrta Pomembno je, kaj bomo naredili z informacijami, ki smo jih pridobili. Organizaciji v tej fazi pomagamo razviti akcijski načrt za vpeljavo priporočenih sprememb.
Vzpostavitev mehanizma za opazovanje napredka Po zaključku HR Audit postopka je pomembno, da opazujemo napredek in nadziramo delovanja HR sistemov. Oblike nadzora so lahko različne, najpogosteje pa so to ankete ali vprašalniki za analiziranje organizacijske klime ter zadovoljstva zaposlenih in vodij.